La convenienza della fattura elettronica

La convenienza della fattura elettronica

23 Novembre 2014 0 commenti

Quali sono i benefici della fattura elettronica?

Fattura elettronica: perchè conviene?

L’analisi della convenienza economica del passaggio alla fattura elettronica, ovvero a soluzioni più pervasive di dematerializzazione della gestione documentale, rappresenta una discriminante centrale per le decisioni di investimento delle imprese. Nelle metodologie di analisi competitiva dei costi è frequente la misurazione del rapporto tra il costo complessivo della funzione amministrativa ed il fatturato aziendale, espresso in termini percentuali. Il valore determinato è considerato l’approssimazione della quota di prezzo corrisposto dal cliente finale per il servizio erogato dalla funzione amministrativa. Una minore incidenza dei costi amministrativi rispetto ai concorrenti rappresenta un elemento di vantaggio dell’impresa nel confronto competitivo. Sebbene le configurazioni potenzialmente accessibili siano molteplici ed in costante evoluzione, con effetti sia sulla facilità di accesso che sul rapporto costi-benefici, la valutazione di convenienza può essere ricondotta all’analisi dei processi amministrativi, dei costi sostenuti e all’identificazione delle variazioni che si manifesterebbero con una predeterminata opzione di digitalizzazione delle attività amministrative. In particolare, la con-figurazione di un modello di valutazione comprende:

  • l’esame del contesto aziendale;
  • l’analisi dei costi amministrativi della gestione cartacea;
  • la comparazione con la soluzione prescelta di dematerializzazione della gestione documentale;
  • l’apprezzamento dei costi-benefici.

L’esame del contesto aziendale

L’elaborazione di un modello per la valutazione dei costi-benefici della dematerializzazione prende avvio, necessariamente, dall’analisi delle specificità aziendali e, in particolare, della funzione amministrativa. Ogni contesto aziendale può, infatti, caratterizzarsi per il differente numero di sistemi ERP utilizzati, per il decentramento o l’accentramento delle attività di emissione/ricezione delle fatture ed archiviazione o, ancora, per l’attribuzione delle responsabilità di controllo delle fatture cartacee e delle non conformità. Nell’analisi si comprendono informazioni riguardanti dati elementari, ad esempio, il numero di ordini e fatture e si effettua la mappatura delle risorse e del personale impegnato nei processi amministrativi. Nell’ipotesi di passaggio anche alla conservazione sostitutiva si includono i parametri relativi all’utilizzo dei libri e registri obbligatoriamente previsti dalle normative vigenti (es.: numero di righe/pagine del libro giornale, registri Iva ecc.). È inoltre opportuno considerare il coinvolgimento e l’interdipendenza della funzione amministrativa con altre unità organizzative (es.: magazzino, ufficio commerciale ecc.).

L’analisi dei costi amministrativi della gestione cartacea

Per la valutazione dei costi si effettua la mappatura dei processi amministrativi e si rappresentano le fasi dei cicli osservati e le operazioni osservate nello svolgimento dei cicli attivo e passivo di una PMI manifatturiera). Si identificano le tipologie di attività, i costi associati e si evidenziano le relazioni tra i costi. Occorre misurare l’assorbimento dei costi nelle distinte fasi dei processi tracciati, prendendo in esame, ad esempio, i tempi unitari nello svolgimento dei compiti (es.: tempo di digitazione di una fattura) e le differenti tipologie di costi per materiali, lavoro e servizi impiegati (costo materiali di consumo, trasmissione/spedizione documenti, lavoro ecc.). Il ciclo, osservato nella sua articolazione più estesa e coerente con la completa automazione e digitalizzazione dei processi amministrativi, inizia con l’ordine e si conclude con l’archiviazione degli estratti conto. Vi rientrano, dunque, tutte le operazioni condotte per la produzione, trasmissione, elaborazione/controllo e archiviazione dei documenti, escludendo l’eventualità di impiego o ricerca successiva. Specifica attenzione dovrebbe essere posta alla stima dei costi relativi alla correzione delle non conformità, mentre restano esclusi, ad esempio, gli oneri relativi alla ricerca in archivio in momenti successivi alla conclusione del ciclo. La gestione dell’archivio rappresenta, peraltro, un’opportunità per ulteriori risparmi con l’adozione di strumenti di conservazione sostitutiva che, generalmente, consentono la sostanziale eliminazione dei costi di ricerca fisica dei documenti.

La comparazione con la soluzione prescelta di dematerializzazione della gestione documentale

Comprende la stima dei costi che si sosterrebbero con la digitalizzazione delle attività amministrative e l’identificazione delle relative determinanti. L’analisi di processo consente di misurare gli assorbimenti di costi che potrebbero essere evitati/limitati con una data soluzione di automazione e digitalizzazione del ciclo ordine-pagamento. I parametri di costo, selezionati in precedenza, vengono utilizzati per stimare i costi associati alla configurazione prevista per la migrazione alla dematerializzazione, in relazione alle differenti soluzioni tecnologiche disponibili. I costi sono calcolati per processo, utilizzando l’approccio dell’Activity-Based Costing, ed evidenziando per ogni attività i fattori produttivi impiegati e le determinanti dell’assorbimento32. Differenze significative possono emergere a causa dell’incidenza delle non conformità e del loro costo di risoluzione sia per l’impiego di tempo dell’operatore che i materiali di consumo utilizzati. Inoltre sia le specificità di settore che le prassi interne, specifiche di ogni azienda possono originare differenti gradi di efficienza nella gestione dei documenti, in termini di numero e copie di documenti di trasporto, fatture, attestazioni bancarie di pagamento, che influiscono sull’entità dei costi sostenuti e, conseguentemente, dei benefici ritraibili dalla digitalizzazione. Particolare rilevanza possono assumere costi indiretti o costi nascosti, tra cui:

    • costi per le attività di back-office, ad esempio per gestire eventuali contestazioni;
    • richieste dei clienti di copie delle fatture o di reinvio in caso di smarrimento;
    • evasione delle richieste di chiarimento dei clienti;
    • produzione di copie aggiuntive dei documenti per esigenze/prassi interne all ‘organizzazione;
    • commissioni di pagamento, ridotte o eliminabili in caso di pagamento elettronico;
    • interessi debitori;
    • archiviazione.

Nella configurazione di un modello di valutazione occorre prevedere l’investimento necessario per la dematerializzazione della gestione documentale. Le soluzioni possibili variano in base alla scelta di una migrazione parziale, ad esempio il solo ciclo attivo oppure l’integrazione del ciclo ordine-fattura, fino alla completa automazione e digitalizzazione del ciclo ordine-pagamento. L’investimento comprende, tipicamente, per ogni soluzione valutata, l’acquisizione di componenti hardware e software, i costi per le firme digitali e le marche temporali, i costi di trasmissione ed il canone annuo che si rende necessario per l’accesso ai servizi di un provider.

La valutazione dei costi-benefici

Nell’apprezzamento dei costi-benefici, le direttrici di analisi si focalizzano sui costi di processo nei cicli ordine-pagamento e sulla convenienza dell’investimento. Per la valutazione dell’efficienza di processo, la natura dei risparmi osservabili si identifica in:

  • riduzione del costo del lavoro, a seguito dell’automazione dei processi amministrativi. Vi sono inclusi gli incrementi di produttività dovuti alla minore quantità di lavoro richiesto al personale addetto, sia per la digitazione dei documenti che per coordinarsi con clienti/fornitori od altri operatori interni all’impresa;
  • minore consumo di materiali, ad esempio carta, materiale di cancelleria, materiale di consumo per stampanti, fotocopiatrici ecc.;
  • minori costi per la gestione delle non conformità. La voce comprende i benefici ulteriori nel costo del lavoro e dei materiali che si ottengono dall’automazione dei processi amministrativi. Il contenimento dell’intervento manuale dell’operatore permette di evitare errori che richiedono successivamente tempo e risorse per l’identificazione e la soluzione delle non conformità. La gestione delle non conformità rappresenta, frequentemente, una tra le più riconosciute voci di costo nello svolgimento dei processi amministrativi, in particolare nelle PMI;
  • riduzione/eliminazione degli spazi fisici destinati all’archiviazione dei documenti.

Le indagini condotte evidenziano, in modo univoco, l’effetto positivo della migrazione alla fatturazione elettronica sulla produttività delle organizzazioni, anche se con risultati variabili nell’entità dei risparmi conseguiti. La dematerializzazione dei processi di fatturazione può consentire significativi recuperi di efficienza anche nelle PMI. Si sono, ad esempio, stimati  nei cicli che oscillano tra i 20 e i 25 euro per fattura in entrata e tra i 7 e i 10 euro per fattura in uscita a seconda del grado di automazione del processo.

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